Aktivitetsbaserade kontor stressar chefer
Trötthet, frustration och ökad belastning – det är några av de negativa effekter som chefer rapporterar i en ny studie av hur övergången till aktivitetsbaserade kontor påverkar chefsrollen.
Chefer är en grupp som ofta glöms bort vid verksamhetsförändringar, menar Anita Pettersson-Strömbäck. Hon är lektor vid Umeå universitet och en av forskarna som studerat hur aktivitetsbaserade kontor påverkar chefer.
– Det är som att man tar för givet att chefer ska fungera bara för att de är chefer. Men chefer är också människor som behöver stöd vid förändringar. De har samma kognitiva och emotionella behov som alla andra, säger hon.
I studien, som genomfördes i samarbete med Institutet för stressmedicin vid Västra Götalandsregionen, intervjuades 33 chefer i två offentliga organisationer 12 till 18 månader efter införandet av aktivitetsbaserade kontor.
Resultatet visar att fördelar som ökad kommunikation och ökat samarbete mellan vissa enheter överskuggades av nya utmaningar som ledde till ökad belastning, trötthet, frustration och stress hos cheferna. Att samtliga chefer beskriver liknande erfarenheter tyder enligt forskarna på strukturella problem som är överförbara till andra verksamheter.
– Det tar lång tid innan man kan se hälsoeffekter på gruppnivå, men vårt resultat visar att det finns hälsorisker när man övergår till aktivitetsbaserade kontor, säger Anita Pettersson-Strömbäck.
Hon påminner om att ett gott chefskap är en viktig friskfaktor för en organisation.
– Om man belastar chefen för mycket finns risk att man tar bort den resurs ett gott chefskap kan vara. Om chefen blir överbelastad får medarbetarna inte det stöd de behöver, vilket i sin tur påverkar organisationens effektivitet och produktivitet.
En utmaning som cheferna i studien lyfte fram var att det är svårare att utöva arbetsmiljöansvar och ha överblick över medarbetarnas mående och behov när de sitter utspridda.
– En av de saker som skavde var svårigheten att skapa arbetsplatser som är anpassade för medarbetare med särskilda behov när man som chef inte äger utformningen av kontoret, säger Anita Pettersson-Strömbäck.
De begränsade möjligheterna att anpassa arbetsmiljön efter individuella behov påverkade enligt cheferna även rekryteringen, eftersom de inte alltid kunde anställa den med bäst kompetens utan behövde välja någon som ville och kunde arbeta i en aktivitetsbaserad miljö.
En annan utmaning som cheferna ställdes inför var att bristen på avskildhet gjorde att de upplevde att de utövade sitt ledarskap på en scen. Så fort de ville prata enskilt med en medarbetare var de tvungna att söka upp ett ledigt rum, vilket kunde väcka frågor och nyfikenhet hos övriga medarbetare.
– Allt cheferna gjorde blev så otroligt offentligt. För att kunna arbeta med sekretessbelagda handlingar och andra delar av chefsuppdraget som krävde konfidentialitet fick de försöka gömma sig i ett hörn, säger Anita Pettersson-Strömbäck.
Den tillgänglighet som den öppna arbetsmiljön signalerar gjorde det också svårt för cheferna att få tid för administrativa uppgifter under dagtid, vilket ledde till att de ofta fick utföra den delen av sitt arbete hemma på kvällarna.
Studien visar att chefer måste involveras i den omställning som förändringar av kontorsmiljön innebär, framhåller Anita Pettersson-Strömbäck.
– Aktivitetsbaserade kontor förändrar chefsrollen i grunden. Det är därför viktigt att chefer får stöd i omställningen och att de har möjlighet att lyfta sådant som skaver utan att betraktas som illojala, säger hon.
Så kan du som chef hantera en övergång till aktivitetsbaserat kontor
- Sök stöd hos andra chefer som är med om samma sak. Att dela erfarenheter och upplevelser kan underlätta och minska känslan av att stå ensam.
- Organisera sammanhållning med dina medarbetare. Besluta om exempelvis uppstartsmöten på måndagar och fredagsfika för utcheckning. Det ger en struktur och en känsla av samhörighet.
- Inför ”tillgänglighetstider” – exempelvis ”på tisdag klockan 09.30 till 12.00 sitter jag utanför fikarummet på plan 4, kom förbi om det är något”.
- Använd digitala kanaler, skapa exempelvis ett ”team” för dina anställda där de kan kan lyfta stort och smått.
- Tänk på att även du måste ha tid att återhämta dig. Ingen tjänar på att du blir överbelastad.
Källa: Anita Pettersson-Strömbäck.
Forskarna studerade två olika verksamheter
Forskningsstudien, som gjordes av Umeå universitet i samarbete med Institutet för stressmedicin vid Västra Götalandsregionen, omfattade två verksamheter i offentlig sektor.
Båda har en så kallad clean-desk policy, det vill säga ingen medarbetare har en fast plats utan alla förväntas välja arbetsstation efter uppgift och plocka undan arbetsmaterial och personliga tillhörigheter när de lämnar stationen för dagen.
Den ena verksamheten har sitt aktivitetsbaserade kontor utspritt på två våningsplan i ett hus. Totalt finns där 697 arbetsstationer, inklusive mötesrum och loungeområde, till 219 anställda. 44 av arbetsstationerna finns i avskilda rum. Någon formell zonindelning finns inte.
Den andra verksamheten har sitt aktivitetsbaserade kontor utspritt på fem respektive tretton våningsplan i två hus. Totalt finns där 2 574 arbetsstationer, inklusive mötesrum och loungeområde, till 1 900 anställda. 102 av arbetsstationerna finns i avskilda rum. Zoner för tyst arbete, semityst arbete och samarbete finns.
