Årshjul för arbetsplatsträffar ger chefer stöd
Trafikverket har tagit fram en checklista för arbetsplatsträffar. ”Årshjulet” med frågor att diskutera är ett bra stöd, säger Daniel Glaerum, enhetschef på Trafikverket.
– Jag ska ge en eloge till de fackliga företrädarna och skyddsombuden när det gäller årshjulet. De såg ett behov av att arbetsplatsträffarna skulle ha en lite tydligare struktur, och inte vara allmänna informationsmöten, säger Åsa Areskoug, HR-strateg inom arbetsmiljö på Trafikverket, och framhåller att hon får positiva kommentarer även från cheferna.
Det årshjul som myndigheten infört innehåller ett antal obligatoriska frågor att diskutera under årets arbetsplatsträffar på enheterna.
Trafikverket har 12 000 anställda och enheterna har kommit olika långt med att införliva årshjulet i verksamheten. Daniel Glaerum, chef på enheten utformning och mottagning väg, är en av dem som fått hjulet att snurra. Han ser det som ett bra stöd i ledarskapet.
– Jag är ganska ny som chef, och för mig är det väldigt värdefullt att ha de här hållpunkterna under året. Jag kan vara trygg med att inget faller mellan stolarna, säger han.
Planeringen utgår från att arbetsplatsträffar ska hållas en gång i månaden, och många av årshjulets teman handlar om arbetssituationen och den psykosociala arbetsmiljön. Vissa ämnen är obligatoriska, ”ska-saker”, som HR-strategen Åsa Areskoug kallar dem. Men när ett ämne ska tas upp bestämmer enheterna själva.
– Man kan exempelvis göra riskbedömning i oktober, februari eller när det passar. Och det finns utrymme att välja hur mycket man vill ta av det ena eller det andra, säger Åsa Areskoug.
Daniel Glaerum planerar träffarna för ett halvår i taget, tillsammans med medarbetarna.
– Jag upplever modellen som väldigt flexibel. I vår ledningsgrupp har vi pekat ut vad som är viktigt att prata om under hösten, men inte bestämt exakt vilken månad, säger han.
Huvudpunkten på enhetens senaste arbetsplatsträff var etik och moral. Eftersom det temat finns med varje år blev diskussionen i viss mån en upprepning av tidigare samtal, säger Daniel Glaerum, men det ser han som ett mindre problem.
– Det blev ett bra samtal, och en del saker kan behöva upprepas. Om du exempelvis får en inbjudan till ett evenemang med trerätters middag vet de flesta att vi måste tacka nej, men det är bra att ha övat på den typen av situationer.
Till vissa av årshjulets frågor finns samtalsunderlag att använda. Det är användbart, tycker Daniel Glaerum.
– Men vi lägger till och tar bort, gör det till något som funkar för oss.
De fjorton medarbetarna på Daniel Glaerums enhet sitter på fem olika platser i landet, vilket innebär att arbetsplatsträffarna är digitala. Det ställer särskilda krav på mötesformerna. Ofta genomförs delar av mötet i mindre samtalsgrupper, för att underlätta öppen diskussion.
– Det är också viktigt att fördela ordet aktivt. Om någon inte pratat så mycket kan jag ställa en direkt fråga.
Öppenheten främjas också av att enheten har andra typer av möten mellan arbetsplatsträffarna, tror han.
– Vi hörs två gånger i månaden och pratar annat än jobb.
Det är ett sätt att försöka ersätta fikasnacket, som lätt går förlorat vid distansarbete.
– Även då har vi förbestämda teman, på förslag från medarbetarna. Det kan vara att man delar recept, pratar om böcker vi gillar eller hur man kopplar av på semestern. Jag tror att de här mötena bidrar till trygghet när man sedan ska prata om sådant som etik och moral.
Då och då skickar Daniel Glaerum ut enkäter för att få in synpunkter på hur mötena fungerar.
– Det finns nog inga krav på att följa upp på det sättet, men jag som ny chef vill få lite feedback. Och det är inte så givande att ställa frågan på ett möte.
