De slog larm om lagbrott på Lantmäteriet

Det är klart att det var en jobbig tid, men valet att titta bort fanns inte.

Det säger de tre cheferna i dag, när Publikt Chef samlar dem till ett videomöte. De är Peter Wengrud, dåvarande säkerhetschef på Lantmäteriet, nu på Statens geologiska undersökningar, Johan Clasenius, internrevisionschef på Lantmäteriet i Gävle och Maria Monthure, dåvarande chefsjurist på Lantmäteriet, i dag på Bolagsverket.

I våras fick de tre pris av internrevisorernas förening. ”De vågade utmana etablerade strukturer och genomförde förändringar i motvind med stort genomslag i verksamheten, vilket krävde ett tydligt etiskt förhållningssätt”, skrev juryn.

– När det känns kärvt, måste vi statstjänstemän komma ihåg varför vi gör det här. Vårt jobb går i princip ut på att värna demokratin. Det är värden som människor i andra länder är beredda att dö för, säger Maria Monthure.

När det hela började är svårt att säga. Kanske när Peter, med en bakgrund som officer och polis, började bygga upp en tidigare kraftlös säkerhetsorganisation till något mer potent. Kanske när Johan Clasenius och Maria Monthure fann varandra i en gemensam strävan att skärpa den interna styrningen och kontrollen.

När de tre fick kontakt visade det sig att de var helt överens om att Lantmäteriet behövde en vassare intern styrning och kontroll. En samsyn och en växande förståelse för de andras ansvarsområden kunde börja växa fram.

Det var ett nytt arbetssätt som utvecklades. Tidigare hade den klassiska stuprörsmodellen gällt, där Maria Monthure skötte rättsfrågorna, Peter Wengrud säkerheten och Johan Clasenius internrevisionen. Nu gick de tre över till att dela relevant information med varandra, i den utsträckning det var tillåtet. Det krävde förstås hög integritet av alla tre.

– Man har hela tiden fått förhålla sig till de gränserna, men ändå se till att de andra fick vissa indikationer så att de kunde göra sitt jobb, säger Maria Monthure.

Redan i internrevisionens rapport från 2021 framfördes det till ledningsgruppen att systemet som lämnade ut handlingar kanske borde stängas ned. Samma sak upprepades i skarpare ordalag 2023.

Det antogs åtgärdsplaner och vissa förbättringar genomfördes. På ytan såg det ut att rulla på, men i realiteten gjordes inget åt själva grundproblemet med att sekretessprövningen åsidosattes.

– Vi fick visst gehör, men framdrift saknades, säger Johan Clasenius.

Riktigt skarpt läge blev det våren 2024 när en visselblåsare larmade om att det kunde ta fem sekunder att fatta beslut om att lämna ut en handling, och att myndigheten bröt mot offentlighets- och sekretesslagen, OSL. Det avslöjade Expressen i sin granskning.

”Vi kan redan ha läckt information som kan ha skadat rikets säkerhet och bryter medvetet mot OSL”, skrev visselblåsaren.

Visselblåsningen utreddes av Maria Monthure och hennes medarbetare. De såg att det kunde vara allvarligt och lämnade frågan vidare till säkerhetsavdelningen och Peter Wengrud. Som utredde saken vidare och gjorde en incidentanmälan till Säpo.

De var alla tre måna om att säkra styrelsens möjlighet till intern styrning och kontroll, förklarar Maria Monthure. Styrelseledamöterna riskerade att bli rättsligt ansvariga för missförhållandena på Lantmäteriet och de kände inte till dem.

Vid styrelsemötet 22 maj 2024 informerade därför Maria Monthure om att den bristande sekretessprövningen var ett allvarligt lagbrott och att styrelsemedlemmarna riskerade fängelse. Peter Wengrud redogjorde för säkerhetsaspekterna och även generaldirektören lämnade sin redogörelse.

– Styrelsen kan bara styra på den information som kommer till dem, och de hade inte fått veta, säger Johan Clasenius.

En frenetisk krishantering tog vid, och två dagar senare beslutade styrelsen att tvärstoppa utlämningen via den digitala tjänsten och att kundtjänst fortsättningsvis var tvungna sekretesspröva varje dokument manuellt innan det lämnades ut. Precis som det stod i reglerna. 

Det blev en obehaglig överraskning för alla samhällsplanerare, kommuner, företag och privatpersoner som är beroende av Lantmäteriets tjänster.

– Klart att det har varit jättetufft, när du ser att ditt beslut får en massa konsekvenser och att det är oundvikligt. Jag och Peter har haft många kvällssamtal, för att debriefa, säger Maria Monthure.

Men nu har Lantmäteriet anställt fler handläggare, vilket gjort att sekretessprövningen återigen kan genomföras ganska snabbt, poängterar Johan Clasenius. 

– Du får ju fortfarande ut handlingarna. Det enda som har hänt är att det tar längre tid och att du inte själv kan hämta dem i ett system. I stället får du ställa frågan till myndigheten som får handlägga ditt ärende, säger han.

Anställda förväntas i allmänhet vara lojala med ledningen. Men när de tre får frågan hur de ser på att de gick emot generaldirektören protesterar Maria Monthure kraftfullt mot den beskrivningen.

– Jag tycker inte att vi gick emot någon! Vi var bara tydliga med vad vi gjorde för bedömningar, var transparenta med var vi stod i frågan och stod fast vid detta när saken sedan lyftes till styrelsen, säger hon.

Johan Clasenius instämmer.

– Vi jobbar ju på en myndighet och den har ett uppdrag som ska fungera och bidra till samhället. Det är det centrala. Sen gäller det att hitta styrformer och processer så att det fungerar så smidigt som möjligt, säger han.

Stämningen på myndigheten var förstås inte på topp när detta pågick och de hade alla tre arbetsmiljöansvar för medarbetare. Maria Monthure konstaterar att man behöver stå stadigt i skorna för att kunna hantera det.

– Man måste förvalta information man får av medarbetare på ett klokt sätt, förhålla sig till sak, inte person, och man måste vara autentisk rakt igenom alltihopa. Det går inte att ställa krav på modiga statstjänstemän om man inte är beredd att vara det själv, säger hon.

Johan Clasenius pekar på vikten av att säkerställa sitt eget mandat som chef: Vad är mitt faktiska ansvar, hur långt får jag gå, när behöver jag eskalera?

– Då får jag något att jobba vidare med till mina medarbetare, så de också har tydliga ramar att jobba fritt inom.

Det skapar en trygghet i organisationen, menar han.

Under hela den komplicerade processen har de tre stöttat varandra. Det har gett dem både personlig och professionell utveckling.

– Så länge vi statstjänstemän är öar som agerar så kommer det inte att slå igenom, säger Peter Wengrud.

Maria Monthure fyller på:

– Våra diskussioner har gjort att man byggt upp en mycket bredare kompetens och fått en förståelse för sin egen del i den demokratiska styrkedjan. Det hade jag inte innan och det hade inte hänt om jag suttit i mitt stuprör som chefsjurist.

I samarbetet bidrog Johan Clasenius med sin djupare förståelse för intern styrning och kontroll och Peter Wengrud kunde identifiera de övrigas roller i säkerhetsskyddet. Maria Monthure hade förstås de rättsliga delarna klart för sig.

Johans Clasenius ser det som en framgång att både Peter Wengrud och Maria Monthure fått upp ögonen för internrevisionens viktiga roll i en myndighet genom att följa hans arbete med återkommande rapporter och uppföljningar:

– Jag upplever att många ser intern styrning och kontroll som en sidoordnad pålaga. Men de ska ju vara en integrerad del i arbetssättet som alla ska ha i sin vardag! Är det inte det så blir det ett eget litet jippo som man gör någon gång ibland. Då når man inte full effekt.

Ingen av de tre vill spekulera i hur Lantmäteriet kunde använda ett it-system som åsidosatte sekretessprövningen. Det fanns interna regler för utelämnande av handlingar, men skulle de ha följts hade det inte funnits tillräckligt med personal för att utföra arbetet.

– Jag vill inte uttala mig om trender om statlig styrning, säger Maria Monthure.

Hon tycker ändå att hon kommit starkare ut ur händelsekedjan på Lantmäteriet.

– När man gått igenom något sådant här vet man mer om vem man är och var man står när det gäller. Det gör något med en, med ens självkänsla.