En aktiv chef kan minska risken för konflikter

Drygt 80 procent av cheferna stöter varje månad på problematiska beteenden bland sina medarbetare, enligt undersökningen Konfliktbarometern. Vanligast är passivt motstånd, offermentalitet och negativitet. Många av de drygt 200 svarande cheferna i privat och offentlig sektor tycker att det är svårt att veta hur de här beteendena ska hanteras. Nästan två tredjedelar uppger också att de saknar tydliga rutiner kring konflikthantering i sin organisation.

– Vi ser att chefer ofta står ensamma i att hantera situationerna. Många saknar de grundläggande förutsättningarna, säger Tamara Mašković Wängborg, specialist på konflikthantering på konsultföretaget Medlingscentrum, som står bakom undersökningen.

Christina Björklund, seniorforskare på Karolinska institutet, delar den bilden. Hon menar att läget på många arbetsplatser i dag är oroligt, med stress och otydliga roller i stora grupper, där cheferna ofta saknar det stöd och den tid som krävs för att arbeta förebyggande, fånga upp signaler och hantera konflikter.

– Om man som chef inte vet vad man ska göra blir det lätt att inte göra någonting. Det kan leda till en eskalering som gör konflikten ännu svårare att lösa, säger hon.

Men att blunda och hoppas att gnisslet ska gå över ”av sig själv” kan leda till förödande konsekvenser, varnar båda experterna. Arbetsmiljön försämras och risken för kränkningar och mobbning ökar. Sjukskrivningstalen stiger och prestationer och resultat sjunker.

– Enligt forskningen har ett passivt ledarskap till och med fler negativa konsekvenser än ett aktivt destruktivt ledarskap, säger Tamara Mašković Wängborg.

Det förebyggande arbetet är centralt, anser hon. Ett fungerande signalsystem måste finnas på plats.

– Det räcker inte att säga ”min dörr alltid står öppen, kom till mig om det är något”. Många medarbetare kommer inte att göra det. Man behöver ha ordentliga forum där medarbetarna kan lyfta hur de ser på arbetsmiljön.

Ett sätt att initiera diskussioner om arbetsmiljön är att använda vad Tamara Mašković Wängborg kallar ett ”trafikljussystem”, där alla medarbetare på röda, gula och gröna post-it-lappar kan skriva vad de tycker är dåligt, sisådär och bra. Därefter diskuteras synpunkterna gemensamt. Det blir som en liten arbetsmiljöundersökning i dialogform.

Tamara Mašković Wängborg framhåller också vikten av att ha en ”städad organisation”. Roller, mandat och arbetsprocesser, liksom prioriteringar och mål, ska vara tydligt formulerade.

– Då vet medarbetarna var de har varandra, samarbeten går smidigare och det blir mindre risk för onödiga konflikter.

Att ta tag i konflikter i tid är också avgörande. Tamara Mašković Wängborg har tre kontrollfrågor för att avgöra när det är nödvändigt att gripa in. För det första: Kan parterna samarbeta, åtminstone hjälpligt? Om svaret är ”nej” är det läge att agera. Andra frågan lyder: Hur mår parterna – och kollegorna runt omkring? Om arbetsmiljön påverkas negativt kräver lagen att problemet utreds och åtgärdas. Fråga tre: Riskerar situationen att bli värre, börjar fler dras in, bildas olika läger?

– Då måste man verkligen ta tag i det, för när konflikter eskalerar börjar allt fler göra andra saker på jobbet än att jobba, säger Tamara Mašković Wängborg.

Att agera tydligt och korrekt är av särskild vikt för chefer i staten, där insynen är större än i privat sektor, tycker hon. Med en kultur där man vågar ta tag i saker minskar risken att ärenden blir så infekterade att de måste hanteras formellt, menar Tamara Mašković Wängborg.

– Så jag skulle säga att det förebyggande arbetet är extra viktigt för statliga chefer.

När det finns en konflikt eller personer på annat sätt agerar på ett problematiskt sätt måste chefen gå in, ge tydlig feedback och ge medarbetaren en möjlighet att korrigera sitt beteende, menar Christina Björklund.

Hennes standardråd när det gnisslar i organisationen är att prata med berörda parter, förhålla sig neutral, försöka initiera dialog och kanske prova att förändra sammansättningen av arbetsgrupper, om det är möjligt.

Tamara Mašković Wängborg poängterar att det inte är lätt att prata med missnöjda medarbetare. I alla typer av konflikthantering behövs ”mod och finmotorik”, betonar hon.

– Tydlighet, mod och empati är de viktigaste verktygen för att skapa ett sunt samarbetsklimat. Människor kommer alltid att vara olika. Chefens uppgift är att skapa strukturer där olikheterna inte leder till att man krockar för mycket med varandra.

Den chef som trots allt känner sig osäker måste gå till sin arbetsgivare och ställa krav, tycker Christina Björklund. Om inget förändras måste man ta hjälp utifrån, av HR eller företagshälsan.

– Be om stöd och hjälp. Du måste ha stödstrukturer för att orka. Oavsett om man varit chef i hundra år tror jag att alla behöver ett bollplank, en coach eller en mentor, säger Christina Björklund.

Tamara Mašković Wängborg vill också lyfta fram den positiva sidan av konflikter på jobbet. Ofta beror de på att det finns engagerade medarbetare som tycker och vill något. Att friktion uppstår när olika viljor drabbar samman är många gånger hälsosamt för utvecklingen på arbetsplatsen, menar hon.

– Som chef har man en viktig modererande roll i att styra den här hettan, så att den håller sig så konstruktiv som möjligt och inte utvecklas till personkonflikter.