Genom träning går det att hantera osäkerhet
Som chef bör du utgå ifrån att osäkerhet inte går att förebygga eller arbeta bort. Lösningen är att öka förmågan att hantera osäkerhet inom organisationen, menar Magnus Lindén, docent i psykologi, som nyligen i ett webbinarium gav råd om hur man lyckas med det.
Organisationsförändringar och kriser av olika slag – inom en organisation eller i samhället i stort – skapar ofta en känsla av osäkerhet på arbetsplatsen.
Osäkerhet kan definieras som den känsla som uppkommer när en situation upplevs som oklar, men där det ändå är nödvändigt att fatta ett beslut, förklarade Magnus Lindén vid ett webbinarium i början av maj där han presenterade sin forskning och gav råd om hur chefer kan navigera i en osäker situation. Han är docent i psykologi vid Lunds universitet och knuten till CLOO, Centrum för ledning i offentliga organisationer.
”Osäkerhet är kopplad till en känsla av överbelastning – att man får mycket att göra, helt enkelt, och lägre kontroll”, sade Magnus Lindén under webbinariet. Det är en negativ upplevelse och därför försöker vi oftast förändra situationen, konstaterade han. Men att aktivt försöka göra något när man inte vet vad man ska göra leder till en känsla av mindre kontroll, lägre tillit till ledningen och stressreaktioner.
Att försöka arbeta bort osäkerhet är med andra ord kontraproduktivt. För att komma runt de negativa konsekvenser som osäkra situationer kan medföra måste en förmåga att hantera osäkerhet byggas upp. Magnus Lindéns forskning visar att det går att nå genom att arbeta på två plan parallellt – utbildning av de anställda och ledningsstyrda förändringar.
De anställda behöver få kunskap om olika sätt att hantera osäkerhet. Det kan exempelvis handla om att få verktyg för att fokusera på centrala arbetsuppgifter och undvika distraktion, att öva på att vara ”good enough” och att träna på riskbedömning och planering.
Från ledningens sida krävs ett starkt fokus på kommunikation, framhåller Magnus Lindén. Information kan vara en källa till osäkerhet, om den upplevs som vag, tvetydig, motsägelsefull eller alltför komplex. En organisation där ledning och medarbetare har en gemensam bild av vad en optimal kommunikation är blir bättre på att hantera osäkerhet. Detsamma gäller organisationer som involverar medarbetarna i beslutsprocesser.
Men det gäller att vara proaktiv. ”Ni kan inte utveckla en optimal kommunikationsprocess när det kommer en pandemi, utan det måste finnas på plats innan”, poängterade Magnus Lindén under webbinariet.
Han betonade även att en viktig nyckel för ett framgångsrikt arbete med att hantera osäkerhet är att också jobba med tillit. Tillit kan betyda olika saker i olika situationer och för olika personer, menar Magnus Lindén, men det handlar enligt honom generellt om att medarbetaren känner att chefen har kompetens, integritet och omtanke.
Endast genom tillit skapas en feedbackkultur, där medarbetarna kommer till chefen och berättar om allt som händer i organisationen – och det är viktigt, eftersom den som vill kunna hantera osäkerhet behöver information, framhåller Magnus Lindén.
Webbinariet kan ses i efterhand på Centrum för ledning i offentliga organisationers webbplats.
