Sätt ljuset på de särskilda kraven i staten

Den statliga värdegrunden, offentlighetsprincipen och förvaltningslagen är bara några exempel på de särskilda regler och riktlinjer som gäller i staten. Att säkerställa att de anställda följer detta regelverk är ytterst ledningens ansvar, konstaterar Johan Mörck, utredare och projektledare på Statskontoret.

– Men cheferna längre ned i organisationen är ju delvis bärare av det ansvaret. Mycket handlar om att se till att medarbetarna har rätt förutsättningar att bedriva jobbet på ett korrekt sätt, säger han.

På Statskontorets webbplats finns en introduktionsutbildning för statsanställda. Den utgår från den statliga värdegrundens sex principer: demokrati, legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt samt effektivitet och service. Men bara den utbildningen räcker inte, menar Joel Degols, som också är utredare och projektledare på Statskontoret.

– Den fråntar inte myndigheten ansvaret att utbilda sina anställda om hur vissa regler kommer till uttryck och hur rutiner och procedurer ska utföras på rätt sätt.

Som chef på en myndighet bör man se och ta ansvar för helheten, tycker Joel Degols. Finns det exempelvis fungerande system för att utbilda anställda i dessa frågor? I så fall gäller det att använda dem.

– Men om man skulle vara chef på en myndighet där det inte är så god ordning på det här, eller där man inte pratar alls om statlig värdegrund, så kan man använda sin position för att lyfta frågan bland andra chefer och högre upp.

Både Joel Degols och Johan Mörck betonar vikten av samsyn, på ledningsnivå och nedåt i organisationen, kring myndighetens uppdrag och hur det ska utföras på ett korrekt sätt. Där har cheferna en viktig roll. Samsynen sätter förutsättningarna för en kultur där alla vet vad som ska göras och hur.

– Det ger möjligheter att sedan arbeta utifrån de grundläggande principerna i värdegrunden, säger Joel Degols.

Samsynen bör kalibreras i regelbundna samtal med de anställda.

– Det är viktigt med en levande diskussion om myndighetens uppdrag, verksamheten man jobbar i och hur den hänger ihop med det större uppdraget, säger Johan Mörck.

Arbetsplatsträffar är bra tillfällen att regelbundet lyfta de frågorna, tycker han.

”Tonen i toppen” är viktig, anser Joel Degols – att chefen både i kommunikation och agerande visar att god förvaltningskultur har en central plats.

– Det ska inte bara handla om vad vi ska göra, utan också om vikten att göra det på ett visst sätt, eftersom det har stor betydelse i det offentliga uppdraget.

Chefen bör förstås också vara en förebild när det gäller att följa regler och arbeta utifrån de grundläggande principerna.

– Man tar ofta efter sina ledare, så det är viktigt för att sätta en god kultur, säger Joel Degols.

Ett närvarande ledarskap är betydelsefullt för att kunna arbeta med frågor kopplade till statstjänstemannarollen, menar han.

– Det ger bättre förutsättningar att både diskutera principiellt svåra avvägningar och hantera målkonflikter som kan uppstå kring balansen mellan effektivitet och legalitet och liknande.

Det närvarande ledarskapet behöver inte betyda att man alltid är på plats fysiskt, tycker Joel Degols – det handlar mer om att det finns ett tydligt engagemang för frågorna. En social arbetsmiljö som tillåter och uppmuntrar till samtal kring dilemman i jobbet är lika viktig, framhåller han.

– Att man avsätter tid till det. Även om det är en stressig arbetssituation så behöver man försöka skapa tillfällen för sådana diskussioner.

Det viktiga är att myndigheten arbetar långsiktigt och strukturerat med frågor som rör värdegrund och god förvaltningskultur, anser Joel Degols. Där kan alla chefer bidra. Det mandat man har att styra över agendan på möten kan användas till att lyfta aktuella dilemman eller situationer som har uppstått i verksamheten och diskutera dem gemensamt. Hur hanterade vi det här? Vad kan vi lära oss av det?

– Det bidrar till att skapa en miljö där man kan vrida och vända på saker, där det är okej att komma med svåra frågor och kanske till och med blotta att man inte vet något eller har gjort fel.

Allra viktigast är det sammanhållna arbetet, menar Joel Degols.

– Att enskilda chefer tar initiativ och gör egna grejer kommer inte att hålla i längden. Det är viktigt att man förstår det, och om det behövs hjälper sin ledning att skapa en samsyn. Då vinner man mycket på sikt.