Ta reda på fakta innan du bemöter kritiken

Att som chef få kritik av sin chef, exempelvis under ett medarbetarsamtal, är knappast veckans höjdpunkt. Ett lika vanligt som mänskligt misstag är att omedelbart gå i försvarsställning och tänka att chefen har fel.

– Gör man det kommer man inte att bli konstruktiv. Man missar också en chans att utvecklas. Även om man tycker att kritiken är felaktig måste man se den som viktig information, säger Magnus Kull, exekutiv coach och konsult.

Hans råd är att iaktta sin egen känsloreaktion för att försöka få lite distans till den. Ett annat knep är att ta tre djupa andetag, låta det gå några sekunder och bearbeta kritiken.

– Man kan också tyst säga för sig själv: ”Intressant, det här var intressant”.

Även Johan Grant, rådgivare i ledningsfrågor och filosofie doktor i psykologi, avråder från att svara snabbt och spontant. En risk med det är att reaktionen då baseras på vad man gissar eller tror att chefen menar, konstaterar han – och det kan leda till missförstånd och onödiga problem.

– Så håll tillbaka. Räkna till tio, säger Johan Grant.

Sedan handlar det framför allt om att säkerställa att man förstår den återkoppling som chefen ger. Det kan kräva en del av den kritiserade. För det är inte ovanligt att kritiken kommer i form av åsikter, menar Magnus Kull. Till exempel: ”Du är inte så bra på att samarbeta”. Vilket kan betyda många olika saker beroende på situation, person och vad respektive part menar med begreppet samarbete.

– Så första frågan är alltid: Vad grundar du det på? Jag vill ha fakta och information så att jag vet vad jag ska justera. Hur tycker chefen att jag ska agera annorlunda för att samarbeta bättre?

Johan Grant uppmanar till att försöka ta reda på fyra saker: Vilka observationer och fakta baserar chefen sin kritik på? Vilka slutsatser drar chefen av dem? Vilka känslor har chefen om detta? Och inte minst: vad vill chefen att jag ska göra åt saken?

– Gå aldrig ifrån ett samtal utan att ha förstått kritiken. Men gör även ditt eget omdöme om den. Ta ansvar, säkra att du förstår och agera utifrån det. Det är att vara en proffsig chef, säger Johan Grant.

Att ”rapa fraser för att låta proffsig” tycker han är raka motsatsen. Till exempel ”jag hör vad du säger och respekterar din upplevelse”.

– Det betyder ungefär ”jag fattar eller gillar inte vad du säger och vill bara bort från den här situationen”. Säg aldrig någonting du inte menar.

Ibland kan kritiken kännas obefogad eller rent felaktig. Då tycker både Magnus Kull och Johan Grant att man ska ge sin syn på saken – efter att ha hållit tillbaka de instinktiva försvarsreflexerna och tagit reda på vad chefen baserar sin kritik på.

– Sedan kan du argumentera för din sak ur ett faktaperspektiv, säger Magnus Kull.

Johan Grant skissar på ett exempel där det visar sig att kritiken baseras på låga betyg i en medarbetarundersökning. Det chefen inte vet är att du som chef nyligen tagit itu med en knepig mobbningssituation och att några medarbetare är väldigt missnöjda med åtgärderna. Nu om inte förr är det dags berätta om det.

– Då kan man säga: ”Jag förstår varför du är bekymrad. Men det finns en sak som kanske inte kommit fram till dig.” Då får ni in en annan typ av diskussion, för då börjar ni diskutera problemet ihop.

Om du som chef däremot känner att kritiken är befogad, åtminstone delvis, finns det en viktig sak att göra:

– Säg tack och visa uppskattning, för nu har du fått en chans att utvecklas, säger Magnus Kull.

Sedan handlar det om att säkra chefens stöd för att åtgärda problemet, tillägger Johan Grant.

– Skapa en allians med din chef kring vad ska du göra. Har chefen några råd? Om du frågar det blir han eller hon troligen väldigt nöjd, säger han.

Nästa steg blir att ta reda på vilket ytterligare stöd du kan behöva.

– Du kanske behöver gå en kurs, få en mentor eller ett bollplank. HR-avdelningen kanske har någonting. Någon form av resurs kan behövas, säger Magnus Kull.

Att bearbeta kritik handlar i första hand om att förstå den, understryker Johan Grant. Genom att ta reda på vad chefen observerat, tänker och vill visar du att feedbacken tas på allvar. Om du känner att försvarsmekanismer trots allt påverkat samtalet kan det vara smart att be om ett nytt samtal någon vecka senare, när du hunnit processa saken, och då berätta vad du tänker göra.

Om samtalet skapar jobbiga känslor kan det vara skönt att prata med någon du känner och litar på efteråt.

– Men det ska vara någon som du vet kommer att säga emot dig om du har fel, så att du får lite motstånd, säger Johan Grant.

Det kan vara bra att be chefen om en uppföljning när det gått en tid.

– Det är egentligen din chefs uppgift. Men för dig är det ju viktigt att få bekräftelse på att saker blivit bättre, säger Magnus Kull.
Johan Grant håller med:

– Att påminna om uppföljning visar att du tar ansvar, att du är en ledare som inte smiter eller är feg. Det väcker en enorm respekt.