Rusande AI-utveckling ställer nya krav på chefer

Skatteverket spikade sin AI-policy redan 2020. Framväxten av generativa AI-verktyg som Chat GPT är ett skäl till att den nu ses över, och till hösten kommer en ny, berättar Rebecca Filis, som är sektionschef för AI-samordning på myndigheten. Då ska Skatteverket också börja använda fem nya AI-lösningar baserade på generativ AI.

– De AI-lösningar vi har i dag har inte krävt så mycket integration med medarbetare och chefer, även om det blivit mer de senaste åren. Med generativ AI kommer större förändringar i några verksamhetsprocesser som direkt påverkar handläggare och chefer, säger Rebecca Filis.

I myndighetens stöd till cheferna ingår bland annat hjälp i konkreta AI-frågor och möjlighet till vägledning i juridiska och etiska frågor. Men några specifika krav på cheferna finns inte just på AI-området, enligt Rebecca Filis.

– De krav vi har finns i verksamhetsplanen. Alla har ett ansvar att titta på hur man kan effektivisera verksamheten och då särskilt med AI. Det är fortfarande ett utforskande arbete.

Bengt Agnebjörk, sektionschef på Skatteverkets personbeskattningsavdelning, tycker inte att AI-utvecklingen har påverkat hans chefsroll så mycket hittills.

– Nu är vi ju inne i det här omställningsskedet, så det handlar mest om att få med alla medarbetare på banan, säger han.

Är det svårt?

– Nej, men det gäller att vara medveten om att alla har kommit olika långt. Det betyder att jag måste anpassa efter varje individ i vilken ordning jag tar de olika stegen, så att jag inte springer förbi någon bara för att en annan ligger längre fram.

Alla medarbetare på myndigheten har tillgång till AI-funktioner i Microsoft Copilot och Microsoft 365. Bengt Agnebjörk betonar att det ligger både på honom som chef och på medarbetarna att säkerställa att AI-svaren stämmer, tänka på sekretessen och vara medveten om riskerna.

De nya verktygen ser han främst som användbara hjälpmedel.

– Det är lite som när miniräknaren kom. Jag ser positivt på möjligheterna. Riskerna ska man vara uppmärksam på, men jag tror vi kommer att bli bra behjälpta av AI.

För att kunna styra och leda kommer cheferna på Skatteverket att behöva jobba med både utveckling och förändringsledning, menar Rebecca Filis. Chefernas förutsättningar att göra det tycker hon ”för närvarande” är tillräckliga.

– De finns absolut. Men som alltid när det rör stora förändringsarbeten så behöver man förstå vad förändringen innebär. Som chef behöver du förstå både risker och möjligheter med AI, säger hon.

Gör alla chefer det?

– Både och – det varierar, så klart. Alla har kanske inte kommit till läget att de identifierar att ”här skulle vi kunna använda AI”. Men det där är frågor som kommer allt mer.

Ett av de fem AI-projekt som Skatteverket lanserar till hösten ska ge stöd till brottsutredare med analys och sammanfattning av data. Ett annat ska ge medarbetare på skatteupplysningen förslag till svar på mejlfrågor inom olika områden.

Marcus Lenberg, tillförordnad utvecklingschef på Skatteverkets folk- och fastighetsavdelning, håller i ett tredje. ”AI i Svea” kallas den nya AI-baserade funktionen i handläggningssystemet för folkbokföringen, som ska pilottestas efter sommaren och finnas på plats kring årsskiftet. Tanken är att den ska förbättra registerkvaliteten och effektivisera arbetet.

AI-funktionen kan påverka chefernas arbete på flera plan, menar Marcus Lenberg – bland annat ska de lättare kunna få en bild av vilken information som behandlats i olika ärenden och på vilket sätt.

– Det ger cheferna bättre förutsättningar att kunna kvalitetssäkra och effektivisera sin verksamhet, säger han.

Marcus Lenberg tror att framtidens chefer klarar sig rätt långt om de vet vad AI-verktygen kan användas till och inom vilka områden de är kraftfulla.

– Som ledare och chef behöver man nog snarare fokusera på själva förändringen och vilken typ av kompetens som medarbetarna kommer att behöva.

Där tror han att den analytiska förmågan kommer att bli minst lika viktig som den handläggande.

– Det är ju någonting man kan nyttja hos personer som redan finns i organisationen, men kompetensutveckling tror jag blir viktigt.

Vilka kompetenser behöver cheferna själva utveckla?

– Förändringen går snabbt nu. Mycket handlar om att skapa en trygghet för sig själv och sina kollegor. Det gäller att hitta nya förhållningssätt både i sig själv och i sin organisation för att lära sig leda i den här typen av förändring. Och fokusera på hur man som chef – men även medarbetarna – påverkas av förändringen.

På Bolagsverket uppmuntras chefer att föreslå AI-lösningar som kan utveckla verksamheten. Det finns också ett särskilt AI-team att luta sig mot. Johan Bergsten, chef på avdelningen för digital utveckling och samverkan, beskriver det som en katalysator för nya idéer.

– Man kan få hjälp att utforska saker. Det har resulterat i en hel del lösningar som kommit fram på olika håll i verksamheten, säger han.

Om en idé tas vidare kopplas även juridik- och säkerhetsavdelningarna in.

På Bolagsverket finns dock inga särskilda krav på cheferna kopplade till AI, säger Johan Bergsten.

– Förväntningarna är att de ska utveckla verksamheten och förstå AI som ett verktyg för att göra det, riskmedvetet och i enlighet med lagar och regler.

Fortsättningsvis handlar mycket om att utbilda chefer på olika nivåer om de möjligheter som finns, menar han.

– Utvecklingen går så fort. Det gäller hela tiden att få ut kunskapen om vad som är möjligt och hur man kan tänka annorlunda och nytt.

AI-baserat beslutsstöd har diskuterats på Bolagsverket, men det är människor som ska ta besluten, inte AI, understryker Johan Bergsten. Principerna om demokrati och legalitet är viktiga och det Bolagsverket gör ska vara transparent och spårbart.

– Den statliga värdegrunden jobbar vi mycket med tillsammans med våra chefer. Är vi trygga i den är den ett stöd oavsett om det handlar om AI-frågor eller annan verksamhet, säger Johan Bergsten.

Även på Arbetsförmedlingen har AI gjort intåg. Cecilia Sola, som arbetar som sektionschef, menar att chefernas uppgift är att vägleda medarbetarna. AI-baserade verktyg kan underlätta och komplettera – men inte ersätta – arbetsförmedlarens kompetens, framhåller hon.

Som exempel nämner hon att Arbetsförmedlingen för sex år sedan sjösatte ett AI-baserat bedömningsstöd. AI-funktionen hämtar in och sammanställer uppgifter som arbetssökande matar in i samband med inskrivningen. Utifrån uppgifterna görs sedan en bedömning av vilka insatser de sökande kan få. Men i AI-stödet finns ingen möjlighet att fånga upp ”mjuka värden” – som familjesituation, språkutmaningar, eventuella sjukdomar och liknande – i helhetsbilden.

– Och när man kommer in som ny, oerfaren arbetsförmedlare och har ett bedömningsstöd, då kan det vara lättare att ta AI-vägen ibland, säger Cecilia Sola.

Ett AI-stöd riskerar att leda till att medarbetare passiviseras, menar hon. Nyfikenheten försvinner, man ”slutar gräva i vad mer vi kan göra”. Beroende på den sökandes livssituation kan det handla om olika typer av insatser och stöd.

Har det blivit en ny chefsuppgift att betona den biten?

– Ja. Nu har vi gått tillbaka till att arbetsförmedlarens egen bedömning är det absolut viktigaste. Vi ska ha en god helhetssyn, säger Cecilia Sola.