Många myndigheter har chefer som leder anställda helt på distans

Att som chef leda medarbetare på distans några dagar i veckan har blivit vanligt inom staten sedan coronapandemin. Men det förekommer också att chefer leder medarbetare helt och hållet på distans, medarbetare som antingen jobbar hemma på heltid eller på ett annat kontor än sin chef. 15 av 22 myndigheter i Publikts kartläggning har svarat att de har flera chefer som arbetar på detta sätt. Flera av de andra myndigheterna uppger att de också har chefer som leder helt på distans, men att de saknar statistik över hur många de är.

En chef som leder helt på distans är Anna Svensson, sektionschef på avdelningen försäljning fastigheter och bostadsrätter på Kronofogdemyndigheten. Hon har medarbetare på tre olika kontor: Göteborg, Helsingborg och Skövde. Själv arbetar hon i Göteborg, där de flesta av hennes 16 medarbetare sitter.

– På det stora hela fungerar det bra, tycker jag. Utmaningen är att jag inte ser hur de som jobbar på annan ort mår på samma sätt. Möten via skärm säger ju inte allt, säger Anna Svensson.

Hon träffar sina medarbetare i Helsingborg och Skövde omkring tre gånger per halvår, bland annat under medarbetarsamtal och lönesamtal.

– De håller jag alltid fysiskt. Sen har jag några andra resor per år då jag är med och ser hur de har det, säger Anna Svensson.

Det kräver en annan disciplin som chef att arbetsleda helt på distans, tycker hon. Man behöver jobba mer aktivt för att ta reda på hur de anställda mår, ringa upp dem oftare och prata om annat än bara arbetsuppgifterna.

Även Anna Svenssons medarbetare i Göteborg jobbar hemifrån flera dagar i veckan. Men det är skillnad på att ses någon gång i veckan och några gånger i halvåret, menar hon.

– Man får en annan närhet och bättre överblick över hur de i Göteborg mår.

Tommy Olsson, som är tillförordnad sektionschef på Transportstyrelsen, håller med om att det är svårare att se hur medarbetarna mår när de jobbar på distans. Han leder en sektion med 28 anställda i Borlänge, som arbetar med kundtjänsten för myndighetens vägtrafikregister. Själv sitter han i Visby.

– Det är utmanande att inte ha den direkta närheten till personalen. För mig har det alltid varit a och o att vara närvarande och tillgänglig. Tillgänglig är jag, men inte på samma sätt som förut, säger han.

Tidigare var Tommy Olsson chef för en sektion i Visby, vars medarbetare började jobba hemifrån i samband med pandemin. Men Tommy Olsson valde att vara på kontoret även då.

– Jag förstår att distansarbete uppskattas, men jag saknar den dagliga kontakten, att kunna fånga upp olika stämningar i gruppen.

Han blev tillfrågad om att leda sektionen i Borlänge när deras provanställda chef valde att sluta. Rollen är tillfällig – tanken är att en ny chef ska rekryteras, med placering i Borlänge.

Tommy Olsson reser till Borlänge varannan vecka, övrig tid kommunicerar han med sina medarbetare via programmen Skype och Element.

– Jag tycker att det fungerar ganska bra ändå, det är ett självgående kontor. Jag har två produktionsplanerare till min hjälp som sitter på plats i Borlänge och leder det dagliga arbetet.

Innan pandemin ansågs det inte vara tekniskt möjligt för kundtjänstmedarbetare på Transportstyrelsen att jobba på distans, men i dag har de möjlighet att göra det upp till tre dagar i veckan. Kontoret i Borlänge har inte längre plats för alla samtidigt, vilket Tommy Olsson tycker är synd.

– Fördelarna är att det blir lugnare på kontoret, när inte alla är på plats och sitter i telefon. Det är också lättare för småbarnsföräldrar att klara livspusslet med distansarbete. Men nackdelen är att man tappar mycket av den spontana kompetensöverföringen, att kunna höra hur någon annan uttrycker sig, eller fråga om hjälp i stunden.

Även om distansarbetet generellt fungerar bra skulle Tommy Olsson gärna vilja träffa medarbetarna oftare, framhåller han.

– Personligen gillar jag att ha folk runt omkring mig varje dag, även om jag förstår att det är en utopi i dag. Jag gillar att kunna se dem i ögonen, uppfatta kroppsspråk och kunna läsa av om någon har problem.

Ulrika Brändström på Centrala studiestödsnämnden, CSN, delar den uppfattningen. Hon är gruppchef för elva medarbetare som hanterar studiemedelsärenden för personer som ska studera utomlands. Ingen av dem jobbar heltid på distans, men däremot 60 procent av arbetstiden. För de flesta av Ulrika Brändströms medarbetare innebär det att de arbetar på kontoret i Stockholm två dagar i veckan. De har en ”fast dag”, onsdagar, då alla i gruppen är på plats.

– Då har vi gruppmöten och kan göra olika övningar tillsammans. Det tycker jag har varit ett lyckat drag, både för min skull och för gruppdynamiken och sammanhållningen, säger Ulrika Brändström.

Övriga dagar i veckan har gruppen kortare så kallade statusmöten på morgonen, via Skype. Själv jobbar Ulrika Brändström på kontoret varje dag.

– Jag är en sådan som gillar att vara på kontoret. Jag vet ju att någon av medarbetarna är här varje dag, då kan jag möta de personer som är inne.

Överlag tycker Ulrika Brändström att distansarbetet fungerar bra, och hon vet att det är mycket uppskattat av medarbetarna. Men precis som Tommy Olsson och Anna Svensson tycker hon att den stora utmaningen är att det blir svårare att ha koll på hur de anställda mår.

– Det är svårt är att känna av stämningen på digitala möten, att lägga märke till om någon mår lite sämre. Förr kunde man gå in i ett rum och känna att nu har något hänt, eller nu är det någon som inte mår bra, säger Ulrika Brändström.

Hon försöker fånga upp stämningen när de anställda är på plats och kontakta dem regelbundet när de jobbar på distans. Särskilt dem som inte själva hör av sig lika ofta.

– Då är det viktigt att jag hör av mig till dem, och frågar hur de mår. Distansarbete kräver en annan typ av kommunikation, det är ett annat ansvar både för mig och medarbetarna.

Ett annat problem med distansarbetet är tekniken, menar Ulrika Brändström. CSN använder Skype, där det inte går att se fler än fem personer samtidigt i ett videomöte. Det finns inte heller möjlighet till digital handuppräckning.

– Vi har ett ålderdomligt system. Just nu krånglar Skype mycket också, någon kanske inte kommer in i mötet, någon har inget ljud. Då blir det inte bra.

Det kan bli aktuellt för myndigheten att byta system, vilket Ulrika Brändström och medarbetarna hoppas på. I så fall skulle hon vilja få en utbildning i det nya systemet, så att gruppen kan använda det så effektivt som möjligt.

Ulrika Brändström önskar sig även en uppdaterad utbildning i ledarskap på distans. Hon gick en utbildning 2020, när distansarbetet började under pandemin, och diskuterar ibland frågan med andra chefer. I dagsläget finns dock ingen sådan utbildning att tillgå genom det myndighetsnätverk som CSN använder för kompetensutveckling.

– Det har ju hänt mycket sen dess, man behöver tips och idéer. Jag har mitt sätt, men jag kanske behöver skruva lite till för att det ska bli ännu bättre, säger Ulrika Brändström.

Tommy Olsson på Transportstyrelsen har inte fått någon utbildning alls i ledarskap på distans.

– Jag tror att det är svårt med en generell utbildning, det är så olika hur man hanterar olika verksamheter. Då tror jag att det är viktigare med ordentliga och tydliga riktlinjer kring hur man hanterar möten och dagar på kontoret, bland annat. Jag tycker att riktlinjerna skulle behöva förbättras och förtydligas, säger han.

Inte heller Anna Svensson på Kronofogdemyndigheten har fått någon utbildning i ledarskap på distans. Hon tycker att det vore positivt, även om arbetet även inom Kronofogdemyndigheten skiljer sig åt beroende på verksamhet.

– Med tanke på att vi mer eller mindre alla har personal på distans i dag så hade det inte varit fel med någon typ av genomgång av vad som förväntas. Jag har skapat det jag tycker passar min sektion, men det vore bra med något att luta sig mot för att känna sig tryggare i att man gör rätt, säger Anna Svensson.